Help! Mijn organisatie moet een AEO-vergunning.

Een AEO vergunning

Onverwacht van een klant of leverancier te horen krijgen dat je alleen nog zaken mag doen als jouw organisatie een AEO-vergunning behaalt. Je googelt ‘AEO vergunning’. Een link naar de website van de Douane belastingdienst legt je uit dat het iets te maken heeft met Customs-to-Business partnership, dat er 2 soorten vergunningen zijn en er staat zelfs dat het voordelen heeft. Heel veel wijzer ben je nog niet geworden. Verder rondneuzen op de website van de belastingdienst leert je dat de aanvraag uit drie onderdelen bestaat namelijk:

1. De aanvraag via het EU Customs Trader Portal
2. AEO-vragenlijst voor zelfbeoordeling
3. Een managementverklaring bij de aanvraag vergunning AEO

‘Toen leek het nog wel mee te vallen’ wordt wel eens gezegd. Een aanvraag doen, een vragenlijstje invullen en een verklaring van het management. Door vervolgens de verschillende linkjes aan te klikken kom je ook bij de AEO-vragenlijst voor zelfbeoordeling terecht. Dan kom je erachter dat het een PDF is met 192 pagina’s met aardig wat onbekende begrippen waar je ook nog eens antwoord op dient te geven.

Maar wat is nu eigenlijk een AEO-vergunning? Een AEO-vergunning is een kwaliteitscertificaat waarmee bedrijven aantonen dat ze onderdeel zijn van een veilige keten. Waar eerder werd gesproken over een AEO-certificaat is dit nu omgezet naar een AEO-vergunning. Deze vergunning is alleen geschikt voor bedrijven die deelnemen aan het internationale handelsverkeer. Het doel is het verhogen van de veiligheid van de internationale logistieke keten. De douane geeft deze vergunning af na een intensieve controle van het bedrijf. De douane wil hiermee legale handelsstromen beter faciliteren en belonen.

Met een AEO-vergunning toon je als bedrijf aan dat je een (financieel) gezond bedrijf bent, je verschillende veiligheidsmaatregelen hebt getroffen bij het aannemen van personeel, bij de toegang tot bedrijfsruimten en bij omgang met bezoekers.

Daarnaast toon je aan een waterdichte administratieve organisatie te hebben met interne controlesystemen. Dit wordt gedaan door o.a. functiescheidingen en bevoegdheden van medewerkers toe te passen.

De douane maakt onderscheid tussen 2 soorten AEO-vergunningen. Dit zijn AEO safety (AEO S) en AEO-douanevereenvoudigingen (AEO C). Er zit veel overlap tussen beide vergunningen, waarbij de 1 zich vooral richt op veiligheid en de andere vooral op uitvoering van douaneformaliteiten. Een combinatie van beide vergunningen wordt aangeduid als AEO Full (AEO F). Welke voordelen heeft deze vergunning:

• Kostenbesparing
• Internationaal erkend certificaat (Mutual Recognition Agreement)
• Toegang tot een groter klantenbestand
• Minder fysieke en documentcontroles
• Voorrang bij controles
• Voldoen aan klanteisen
• Stroomlijnen organisatieprocessen
• 100% korting op eventuele zekerheidstelling
• Professionele organisatie
• Snellere verlening van douanevergunningen
• Concurrentievoordeel

Voor een organisatie die niet eerder te maken heeft gehad met een kwaliteitssysteem, administratieve organisatie, controles bij het aannemen van personeel, controles bij het aangaan van overeenkomsten met klanten en leveranciers of interne en externe audits, kan het behalen van een AEO-vergunning een (positieve) impact hebben op de organisatie en bedrijfsvoering. Een opdrachtgever zei: ‘Voor onze organisatie heeft het een lans gebroken en konden we naast het implementeren van de norm direct andere zaken meepakken die de organisatie ten goede kwam. Zo heeft deze organisatie besloten naar een nieuw ERP-systeem over te stappen. Hier werd al enige tijd tegen aan gehikt, maar het behalen van de AEO-vergunning gaf de doorslag om door te pakken’.  Een andere opdrachtgever gaf aan: ‘Wij profileren ons met onze vergunning als betrouwbare partner en schakel. Dit scheelt ons ook alle jaarlijkse invullijsten van klanten en leveranciers, die veel onnodige tijd kosten. Wij sturen tegenwoordig onze vergunning op als bewijs van onze solide en gezonde bedrijfsvoering’.

Om een AEO-vergunning te behalen is het verstandig om eerst een pre-scan uit te laten voeren. Dit houdt in dat de huidige stand van zaken in kaart wordt gebracht. Deze wordt getoetst aan de eisen van de norm. De verschillen, de zogenaamde GAP, wordt hiermee in kaart gebracht. Op basis van deze gegevens kan er een actieplan worden opgezet om de huidige situatie naar de gewenste situatie te brengen. Dit is vaak een intensieve aangelegenheid en vergt tijd. Als eenmaal de gewenste situatie is gerealiseerd kan de aanvraag worden gedaan bij de douane. Dit traject kost ook de nodige tijd. De douane voert een intensieve controle uit bij het bedrijf. De douane heeft 120 dagen de tijd om een besluit te nemen voor het afgeven van de vergunning. Lukt hen dat niet dan kunnen zij eenzijdig de termijn met 60 dagen verlengen.

Na het behalen van een AEO-vergunning dient de vergunning structureel onderhouden te worden om te blijven voldoen aan wet- en regelgeving. Het behouden van een AEO-vergunning is een uitdaging. Periodieke monitoring door middel van (interne) audits draagt bij om te voldoen en blijven te voldoen aan de vergunningseis.

Wil uw organisatie zich oriënteren op een AEO-vergunning of bent u benieuwd hoe uw organisatie ervoor staat?

Neem dan vrijblijvend contact op via merijn@cornecompliance.nl